A assembleia geral é a reunião de todos os sócios, e é ela que tem a palavra final na associação. Algumas decisões só valem se passarem por ela. Fazer do jeito certo evita que alguém conteste depois e que o cartório recuse a ata.
Quando a assembleia é obrigatória
O Código Civil diz que é da assembleia geral, e só dela, decidir duas coisas:
- destituir os administradores (tirar alguém da diretoria);
- alterar o estatuto.
Nesses dois casos, a assembleia precisa ser convocada especialmente para isso, e o quórum é o que o estatuto define.
Além disso, quase todo estatuto pede assembleia para:
- eleger a diretoria e o conselho fiscal (veja como fazer a eleição da diretoria);
- aprovar as contas do ano;
- mudar o valor da mensalidade;
- comprar ou vender bens da associação.
A lei também garante que um quinto dos associados pode convocar a assembleia, mesmo que a diretoria não queira.
Ordinária ou extraordinária?
- Ordinária: a que acontece todo ano, em data prevista no estatuto, normalmente para aprovar as contas e, quando é o caso, eleger a diretoria.
- Extraordinária: qualquer outra, convocada quando aparece um assunto que não pode esperar.
As regras de convocação costumam ser as mesmas. Confira no estatuto.
O edital
O edital é o aviso oficial. Ele precisa ter:
- Quem convoca e com base em qual artigo do estatuto.
- Tipo da assembleia (ordinária ou extraordinária).
- Data, hora e local (ou o link, se o estatuto permitir assembleia online).
- Primeira e segunda chamada, com o quórum de cada uma.
- Ordem do dia: a lista exata dos assuntos.
Atenção à ordem do dia: assunto que não está no edital não pode ser votado na assembleia. Se aparecer algo novo, ele vai para uma próxima convocação. Evite também o famoso "assuntos gerais" para decisões importantes: ele serve para avisos e conversas, não para aprovar nada.
Modelo
EDITAL DE CONVOCAÇÃO - ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA
O Presidente da nome da associação, conforme o art. número do Estatuto, convoca os associados para a Assembleia Geral Extraordinária, no dia data, na endereço, às hora em primeira chamada, com quórum, ou às hora em segunda chamada, com quórum da segunda chamada, para deliberar sobre:
- assunto 1, escrito de forma clara, por exemplo: "Reajuste da mensalidade a partir de janeiro de 2027";
- assunto 2.
Cidade, data. Nome - Presidente
Primeira e segunda chamada
A primeira chamada exige um quórum maior (por exemplo, metade dos sócios). Se não der, espera-se o tempo previsto (geralmente 30 minutos) e começa a segunda chamada, com um quórum menor ou com quem estiver presente. Isso evita que a assembleia não aconteça por falta de gente.
Para alterar o estatuto ou destituir diretor, muitos estatutos pedem um quórum maior, como dois terços dos presentes. Siga o que o seu diz.
No dia
- Lista de presença assinada por todos, com nome e documento. É ela que prova o quórum.
- Escolha um presidente da mesa e um secretário, que vai escrever a ata.
- Leia a ordem do dia e siga a sequência.
- Em cada assunto: apresentação, perguntas, votação, resultado anunciado em voz alta.
- Anote os números de cada votação: a favor, contra e abstenções.
A ata
A ata conta o que aconteceu, sem opinião. Ela deve ter:
- tipo, data, hora e local da assembleia;
- em que chamada começou e quantos sócios estavam presentes;
- quem presidiu e quem secretariou;
- cada assunto da ordem do dia e o que foi decidido, com o resultado da votação;
- assinatura do presidente e do secretário da mesa.
Decisões que mudam o estatuto ou a diretoria precisam ser registradas no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas. As outras atas ficam guardadas no livro ou na pasta de atas da associação.
Resumo
- Confira no estatuto prazo, forma de divulgação e quórum.
- Escreva o edital com a ordem do dia completa.
- Divulgue por todos os canais: mural, grupo e e-mail.
- No dia, lista de presença, mesa e votação anotada.
- Ata assinada e, quando for o caso, registrada no cartório.