Como fazer a eleição da diretoria da associação - passo a passo com modelo de edital

O mandato da diretoria está acabando e ninguém lembra direito como foi a última eleição? É mais comum do que parece. A boa notícia: o caminho é sempre o mesmo, e a resposta para quase todas as dúvidas está num lugar só, o estatuto da associação.

Este guia mostra a ordem das coisas e traz um modelo de edital para adaptar.

Antes de tudo: leia o estatuto

O Código Civil diz que é o estatuto que define como os órgãos da associação funcionam. Por isso, antes de marcar qualquer data, procure no estatuto:

• Quem convoca a eleição (normalmente o presidente).
• Com quanta antecedência o edital precisa sair (8, 15, 30 dias...).
• Como o edital é divulgado (mural da sede, jornal, e-mail, grupo).
• Quem pode votar e quem pode ser candidato (por exemplo, só sócios em dia, ou com tempo mínimo de associação).
• Como as chapas se inscrevem e até quando.
• Qual o quórum da assembleia em primeira e em segunda chamada.
• Duração do mandato e se pode haver reeleição.

Se o estatuto não fala de algum ponto, combine na própria assembleia e registre na ata. Se ele estiver muito desatualizado, vale aproveitar uma assembleia para reformá-lo.

Passo a passo

1. Monte o calendário

Conte de trás para frente a partir do fim do mandato. Um exemplo, com edital de 15 dias:

2. Publique o edital

Use o modelo abaixo e divulgue do jeito que o estatuto manda. Mesmo que o estatuto peça só o mural, mande também no grupo e por e-mail: quanto mais gente sabendo, menos contestação depois.

3. Receba as chapas

Peça a chapa completa (nomes e cargos), com a assinatura ou o aceite de cada candidato. Confira se todos cumprem as regras do estatuto, por exemplo estar em dia com a mensalidade. Chapa recusada precisa saber o motivo, por escrito.

4. Faça a assembleia

• Abra na hora marcada e confira o quórum pela lista de presença assinada.
• Escolha quem preside a mesa e quem secretaria (quem escreve a ata).
• Apresente as chapas e faça a votação do jeito previsto (voto secreto, aclamação, cédula).
• Conte os votos na frente de todos e anuncie o resultado.

5. Escreva a ata e registre

A ata da eleição e posse é o documento que prova quem é a diretoria. Ela precisa ter: data, hora e local; quantos sócios estavam presentes; a ordem do dia; as chapas; o resultado da votação; os eleitos com nome, documento e cargo; o início e o fim do mandato; e a assinatura do presidente e do secretário da mesa.

Depois, leve a ata ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas da sua cidade, junto com a lista de presença. Com a ata registrada, a nova diretoria consegue, por exemplo, atualizar os responsáveis no banco e na Receita Federal. Cada cartório tem sua lista de documentos: ligue antes.

Modelo de edital de convocação

EDITAL DE CONVOCAÇÃO - ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA

O Presidente da nome da associação, no uso das atribuições previstas no art. número do Estatuto, convoca todos os associados para a Assembleia Geral Ordinária, a ser realizada no dia data, na endereço, às hora em primeira chamada, com a presença de quórum do estatuto, ou às hora em segunda chamada, com qualquer número de associados presentes, para tratar da seguinte ordem do dia:

1. Eleição e posse da Diretoria e do Conselho Fiscal para o mandato de período;
2. outros assuntos, se houver.

As chapas deverão ser inscritas até data, na secretaria da associação ou pelo e-mail e-mail, com a relação completa dos candidatos e seus cargos. Poderão votar e ser votados os associados que condição do estatuto.

Cidade, data.

Nome do presidente - Presidente

Ajuste as condições ao que o seu estatuto diz. O que está entre colchetes é para trocar.

Erros que mais dão problema

• Edital fora do prazo do estatuto. É o motivo mais comum de eleição contestada.
• Assembleia sem lista de presença. Sem ela, não dá para provar o quórum.
• Ata sem registro. A diretoria nova assume na prática, mas para o banco e o cartório quem responde ainda é a antiga.
• Mudar as regras no meio do caminho, como aceitar chapa fora do prazo para um lado e não para o outro.
• Sócio impedido de votar sem regra escrita. Se o estatuto não exige estar em dia para votar, não dá para criar essa regra no dia.

Resumo

1. Leia o estatuto e anote prazos, quórum e regras das chapas.
2. Monte o calendário de trás para frente.
3. Publique o edital e divulgue bem.
4. Receba e confira as chapas.
5. Faça a assembleia com lista de presença.
6. Escreva a ata e registre no cartório.

Precisa também prestar contas na mesma assembleia? Veja o modelo simples de prestação de contas. E para outras decisões, veja como convocar uma assembleia geral.