Como organizar a reserva do salão e da churrasqueira sem briga - com modelo de regulamento

"Eu reservei primeiro!" "Mas ninguém me avisou!" "Deixaram a churrasqueira suja de novo." Quem cuida de associação, clube ou condomínio conhece essas frases. A maior parte das brigas por espaço comum vem de regra que não está escrita, ou que está escrita e ninguém conhece.

As regras que evitam 90% das brigas

1. Quem pode reservar

Defina se é só sócio, se precisa estar em dia com a mensalidade e se dependentes podem reservar no nome do titular.

2. Com quanta antecedência

• Antecedência mínima: evita pedido de última hora (por exemplo, 2 dias antes).
• Antecedência máxima: evita que alguém reserve todos os sábados do ano (por exemplo, até 60 dias antes).

3. Horários e duração

Deixe claro o horário de funcionamento e o tamanho de cada reserva. Exemplo: churrasqueira das 10h às 22h, em dois períodos (10h às 16h e 16h às 22h).

4. Intervalo para limpeza

Entre uma reserva e outra, reserve um tempo para limpar e conferir o espaço. Uma hora costuma bastar.

5. Limite por sócio

Por exemplo, no máximo duas reservas por mês para o mesmo sócio, ou uma reserva por fim de semana. Assim todos têm chance.

6. Taxa e caução

• Taxa: ajuda a pagar luz, gás e limpeza.
• Caução: valor devolvido depois da vistoria, se estiver tudo certo.

Exemplo: taxa de R$ 80,00 para a churrasqueira e R$ 150,00 para o salão. Combine também o que acontece com a taxa se o sócio cancelar.

7. Cancelamento

Defina até quando dá para cancelar sem perder a taxa (por exemplo, até 48 horas antes).

8. Convidados e capacidade

Número máximo de pessoas e se o sócio precisa estar presente durante o uso.

9. Vistoria

Uma checagem rápida antes e depois, de preferência com foto. Acaba com a discussão "já estava assim".

Modelo de regulamento

REGULAMENTO DE USO DO SALÃO DE FESTAS E DA CHURRASQUEIRA

1. Podem reservar os associados em dia com a mensalidade.
2. As reservas são feitas com no mínimo 2 dias e no máximo 60 dias de antecedência.
3. Horários: churrasqueira das 10h às 22h; salão das 10h às 2h. Cada reserva dura 6 horas, com intervalo de 1 hora entre reservas para limpeza.
4. Cada associado pode fazer até 2 reservas por mês.
5. A taxa de uso é de R$ 80,00 (churrasqueira) e R$ 150,00 (salão), paga na confirmação da reserva. O cancelamento com mais de 48 horas de antecedência devolve a taxa.
6. A capacidade máxima é de 40 pessoas na churrasqueira e 120 no salão. O associado deve estar presente durante o uso.
7. O espaço deve ser devolvido limpo e organizado até o fim do horário. Danos serão cobrados do associado responsável.
8. A diretoria pode recusar reservas que não sigam este regulamento.

Aprovado em reunião da diretoria em data.

Troque o que está entre colchetes pela realidade da sua associação, aprove em reunião e divulgue.

Onde fica a agenda

O erro mais comum é a agenda estar na cabeça de uma pessoa, ou num caderno na secretaria. Seja qual for a ferramenta, a agenda precisa ser:

• única: um lugar só, para não ter reserva dobrada;
• visível: o sócio vê os dias livres sem precisar perguntar;
• com registro: quem pediu, quando e se foi aprovado.

Resumo

1. Escreva as regras: quem pode, antecedência, horário, limpeza, limite, taxa, cancelamento e capacidade.
2. Aprove em reunião e divulgue para todos.
3. Mantenha uma agenda única e visível.
4. Faça vistoria antes e depois.