Como aprovar ou recusar reservas

Quando um associado pede um espaço que precisa de aprovação, o pedido chega para você como Aguardando aprovação. Toda a gestão das reservas acontece em uma tela só.

Onde encontrar

No menu, abra Espaços & Benefícios e depois Reservas de Espaços. Quando há pedido esperando resposta, o painel inicial também mostra um aviso com atalho para essa tela.

A lista abre com todas as reservas que ainda não terminaram, inclusive as canceladas e recusadas, para você saber o que aconteceu com cada horário. Os pedidos aguardando aprovação e aguardando pagamento ficam no topo.

• A caixa Só as que ainda não terminaram esconde as reservas antigas. Quando há reservas ocultas, aparece um aviso com o botão Mostrar.
• Em Status você filtra por Aguardando aprovação, Aguardando pagamento, Aprovadas, Recusadas ou Canceladas.
• A busca encontra por espaço ou por nome do associado.

Aprovar ou recusar um pedido

Abra o menu da reserva (os três pontinhos) e escolha Alterar status:

• Aprovar - o horário fica confirmado para o associado, que recebe um e-mail.
• Recusar - escreva o motivo (é obrigatório). O associado vê o motivo na reserva e no e-mail.
• Cancelar - para uma reserva já aprovada que não vai acontecer. Também pede o motivo, que vai para o associado.
• Voltar a aguardar aprovação - para rever uma decisão. Essa mudança não manda e-mail.

Todo dia às 8h, se houver pedidos esperando resposta de hoje em diante, os administradores recebem um lembrete por e-mail com a lista.

Espaços grátis podem ser configurados para Confirmar na hora. Nesse caso o pedido do associado já entra aprovado e você só recebe um aviso. Veja como criar e gerenciar espaços.

Reservas com taxa

Quando o espaço cobra taxa, o associado paga por PIX ao fazer o pedido, e a reserva fica Aguardando pagamento por 30 minutos. Pagou: ela é aprovada sozinha e a entrada vai para o caixa na categoria "Reserva de espaço". Não pagou: o horário é liberado sozinho. Enquanto o PIX está em aberto, não dá para mudar o status pela tela.

Registrar uma reserva pela secretaria

Pedido feito por telefone ou no balcão? Clique em Nova Reserva, escolha o associado, o espaço, a data e o horário. Você não fica preso às regras do espaço: pode marcar em qualquer dia de hoje em diante (a tela avisa quando o dia não abre para os associados).

Em espaço com taxa, escolha como fica o pagamento:

• Já pagou na secretaria - informe a forma e a data do pagamento. A reserva fica aprovada e a entrada é lançada no caixa automaticamente.
• Cobrar por PIX pelo app - o associado recebe a cobrança por e-mail. Em Prazo para pagar você escolhe de 30 minutos até 7 dias ou uma data. Até o prazo o horário fica reservado para ele, mesmo que não pague; vencido, a reserva é cancelada sozinha.
• Liberar sem cobrar - a reserva fica aprovada como cortesia, sem taxa.

O associado recebe um aviso por e-mail quando você registra uma reserva em nome dele ou muda o espaço, a data ou o horário (pelo Editar reserva, no mesmo menu).

Devolver a taxa

Se uma reserva paga por PIX pelo app foi cancelada ou recusada, use Devolver a taxa no menu da reserva. O valor volta para o associado pelo PIX, ele recebe um e-mail e a saída é lançada no caixa. Em reserva que ainda vale, a opção explica que é preciso cancelar antes.

A taxa paga na secretaria é devolvida direto com o associado. Nesse caso, lance a saída no caixa.

Quem pode fazer o quê

Administradores aprovam, recusam, cancelam, criam e devolvem taxas. Colaboradores da equipe só veem as reservas.