Como criar e gerenciar espaços

Antes que os associados possam reservar, você precisa cadastrar os espaços da associação, como salão de festas, churrasqueira, quadra ou sala de reuniões. É no cadastro que você define horários, limites e se a reserva é grátis ou paga.

Onde encontrar

No menu, abra Cadastros e depois Espaços. A tela lista os espaços cadastrados (abre mostrando só os ativos) e é por onde você cria novos, no botão Novo Espaço.

O cadastro tem duas abas: Informações e Limites e Cobrança.

Aba Informações

Nome do Espaço - como o associado vai reconhecê-lo (ex.: Salão de Festas Principal).
Capacidade - número máximo de pessoas. Limita a quantidade de convidados na reserva. Deixe 0 para não limitar.
Descrição / Regras - o que está incluso e as regras de uso. O associado lê isso antes de reservar.
Imagem de Capa (opcional) - uma foto ajuda a reconhecer o espaço.
Espaço Ativo - deixe ligado para receber reservas.
Abertura e Fechamento - o horário de funcionamento. O fechamento pode ser Meia-noite.
Dias da Semana - os dias em que o espaço abre.
Duração da reserva - de 1 a 12 horas, ou Dia inteiro (todo o horário de funcionamento).
Limpeza - intervalo entre uma reserva e a próxima, até 2 horas.
Antecedência Mín. e Antecedência Máx. - com quanto tempo antes o associado pode pedir, e até quantos dias para a frente.

Enquanto você preenche, o quadro Como vai ficar o dia mostra os horários que os associados vão ver. Quando sobra tempo sem uso, ele sugere um ajuste (duração menor, limpeza menor ou fechar mais tarde) para caber mais um horário.

Aba Limites e Cobrança

Reservas em aberto - quantas reservas futuras cada associado pode ter ao mesmo tempo neste espaço. Espaço novo começa com 1.
Frequência - quantas reservas cada associado pode fazer por semana ou por mês.
O associado pode cancelar sozinho até - por exemplo, 3 horas antes do início. Depois disso, só a administração cancela.
A reserva deste espaço é - Grátis ou Cobrar taxa.

Espaço grátis: escolha Como a reserva é confirmada:

Eu aprovo cada pedido - o pedido chega para você aprovar ou recusar. O horário fica guardado enquanto isso.
Confirmar na hora - a reserva já fica confirmada quando o associado envia. Você recebe um aviso por e-mail.

Espaço com taxa: informe o Valor da taxa. O associado paga por PIX ao pedir, e a reserva é confirmada quando o pagamento entra. Em Taxa de serviço você escolhe se a associação absorve a taxa do PIX ou repassa ao associado; o quadro mostra quanto a associação recebe. Para cobrar taxa, a associação precisa ter o Mercado Pago conectado.

Clique em Criar Espaço para terminar.

Mudar as regras de um espaço

Na lista, clique em Editar no cartão do espaço. As novas regras valem para os pedidos novos: reservas já feitas continuam valendo e não são canceladas. Se alguma reserva futura ficar fora das novas regras (outro dia, outro horário, capacidade menor), o sistema mostra a lista antes de salvar, para você decidir se salva mesmo assim ou revisa.

Tirar um espaço de uso

No menu do cartão (os três pontinhos):

Inativar espaço - ele some para os associados, mas o histórico de reservas continua guardado. Dá para ativar de novo depois.
Excluir espaço - só funciona para espaço que nunca teve reserva. Se já teve, a tela explica e oferece inativar.

Próximos passos

Com os espaços cadastrados, os associados já conseguem pedir reservas. Veja como aprovar ou recusar os pedidos.